Гид по работе с удаленной командой. Рассказывает наставник из Emergentum

Почему переход на удаленное управление командой не приговор? Отвечает наставник и ментор

Еще в начале карантина и режима самоизоляции в Emergentum обратился Марк. У него в подчинении находилось 30 человек из отдела маркетинга и продаж. Марку приходилось проводить ежедневные планерку на 30-40 минут, где все коротко делились планами на предстоящий день. Кроме этого, в течение дня общался с каждым из сотрудников и отслеживал, правильно ли они выполняет задачу, успевает ли в срок и поддерживал мотивацию. После введения мер самоизоляции сотрудники естественно перенесли работу на дом.

Возникли первые проблемы.

Время ежедневных планерок возросло до часа. Сначала Марк пытался отслеживать выполнение задач каждым сотрудников с помощью личных видео конференций. Такой подход съедал все рабочее время. От выполнения собственных задач можно было отказываться. Тогда Марк попробовал проверять задачи с помощью отчетов в мессенджерах.
Это не спасло, появилась недопонимание среди сотрудников. Марк потратил три недели,  чтобы попробовать различные инструменты и методики по управлению удаленной команды. Вернуться к прежнему уровню эффективности не удалось. Более того Марк впервые просрочил выполнение проекта на две недели. При условиях, когда компании стали снижать бюджеты на маркетинг, это было критичным ударом. Без помощи со стороны Марк не видел сил справиться с этой проблемой. Он подобрал себе наставника и начал с ним работать.

В статье мы расскажем, как Марку удалось вернуться к продуктивному управлению дистанционной командой благодаря советам наставника.

В первую очередь вместе с ментором Марк сформулировал основные отличия работы с
дистанционной командой. Формулировка проблем помогла разобраться с подходами к их решению.

Отсутствие возможности получить мгновенный ответ

Во время работы в офисе можно задать вопрос в воздух и сразу получить ответ. Отказаться от привычки задавать вопрос в воздух и получать мгновенный ответ было сложно. Но такая привычка снижала продуктивность из-за времени на повторную фокусировку над задачей. Марк решил внедрить простое правило: если вопрос терпит, лучше задать его по электронной почте. Вопросы, требующие ответа в течение нескольких минут, стоит задать Telegram, WhatsUp, Slack и т.д. А вот в случае «катастрофы» можно воспользоваться телефонным звонком. Такая градация прижилась в команде за неделю и позволила меньше отвлекаться сотрудникам.

Исчезновение сарафанного радио

Разговоры у «кулера» в перерывах могут обеспечивали быстрый обмен информацией и сплочение коллектива. Вместо таких бесед Марк ввел общий чат в Slack, люди появляются там во время своих перерывах и делятся информацией.

После того как все нововведения прижились в команде, Марк пошел дальше. В ходе беседы с ментором он осознал, что ежедневные беседы с сотрудниками показатель недоверия Если Марк считает, что сотрудники не могут без ежеминутного контроля справляться со своими задачами, то с ними стоит прощаться, либо работать над собственным восприятием Команда Марка взрослые, опытные сотрудники, поэтому он перешел от операционного подхода к проектному планированию.

1. Ввел итерационный процесс работы

За промежуток одной итерации была выбрана неделя, это позволило не упускать основные
моменты работы команды и при этом не перегружало рабочий процесс излишними видеоконференциями Каждый понедельник Марк собирал сотрудников, где распределялись личные и общие цели, а также обсуждались результаты,
достигнутые за прошлую итерацию На выходе каждый сотрудник понимал, что от него ожидает Марк и члены его команды Кроме этого, обсуждение итерации это отличный инструмент, где делятся знаниями, которые не попали в перечень текущих задач и операционки.

2. Ввел дневники задач сотрудников

Раньше для отслеживания задач Марк использовал записки в блокноте, флипчарт или собственную память. Но это не позволяло синхронизировать процесс между отдельными командами Чтобы не добавлять излишних переписок в чатах и видеоконференций, Марк выбрал Trello. В нем фиксируются предстоящие задачи, сроки выполнения и отмечаются выполненные задания. Посмотрев на доску задач, Марк получил возможность сразу понять, что было успешно выполнено, а где пауза. Таким образом пропала необходимость в излишнем личном общении. Это изменение помогло легче согласовывать части проектов, распределенные между разными командами.

3. Стал поддерживать мотивацию сотрудников

Вместо ежедневного жесткого контроля выполнения задач Марк стал проводить еженедельные личные видео конференции с членами команды. Простой вопрос «как дела» помог Марку понять, что волнует и что отвлекает от рабочего процесса. Личная беседа сделал разговоры более открытыми, нежели обсуждения на коллективных планерках и помогло давать более точечные советы. При этом сэкономило время примерно в 5 раз и улучшило командный дух.

Брэйншторм

Следующей проблемой при переходе на удаленную работу для Марка стали мозговые штурмы. Это важная часть работы для творческого коллектива Марка, проводить мозговые штурмы по видео связи ему изначально не удавалось, пришлось важные идеи для проектов обдумывать самостоятельно.

Но выход нашелся, для этого он выделил две роли: фасилитатора, который записывает все возникшие идеи, и наблюдателя, который вовлекал в процесс обсуждения. Для фиксации идей фасилитатор использовал программу Miro, что заменило флипчарт из офиса. Вторую роль Марк оставил за собой. Если кто-то из сотрудников терял концентрацию или отвлекался, аккуратно возвращал в дискуссию, предлагаю улучшить последнюю идею.

Выводы, которые для себя сделал Марк:

1. Акцентируйте внимание на двух задачах: сбор предложенных идей и вовлечение сотрудников в обсуждение. Вовлечением лучше заняться руководителю, а фасилитацией задач – другому сотруднику.
2. Введите правило включенных камер, такой метод способствует концентрации. Отстранитесь от камеры, чтобы собеседники могли видеть невербальные знаки не только от лица. Если видите, что кто-то отвлекается, повторите одну из последних идей, предложите отвлекшегося усилить идею, это вернет
   сотрудника в рабочий процесс.
3. На отдельном экране фасилитатор будет записывать все возникшие идеи, чтобы они были перед глазами. Чтение озвученных идей создаст ассоциативный ряд и поможет генерации новых.
4. Используйте удобные инструменты, такие как Miro.

Найм сотрудников

Четвертая неделя работы на удаленке принесла неприятные сюрпризы, двое из сотрудников пришли в конкурирующую фирму. Марку срочно потребовалось нанять новых сотрудников. Это очень непривычно, так как обычно есть возможность лично пообщаться с кандидатами. Живое общение сложно заменить видеоконференцией. Ко всему прочему еще и добавилось сокращение зарплатного бюджета. Поэтому Марк не мог позволить платить новым сотрудникам ту же зарплату, что и прежним. И поиск сотрудников той же квалификации в Москве, готовых работать за меньший оклад, занял  бы огромное количество времени. Проблема решилась просто, Марк решил поискать сотрудников из других регионов. Он ответственно подошел к найму новых сотрудников. Классический процесс собеседования состоит из проверки hard skills soft skills и рекомендаций.

Hard skills

Проверка hard skills не меняется при переходе на дистанционную работу. Можно использовать те же тестовые задания или вопрос/ответ от эксперта с требуемой компетенцией. Поэтому здесь Марк не стал изобретать велосипед и дал готовое тестовое задание.

Soft skills

Soft skills проверять сложнее, но благодаря совету ментора Марк воспользовался сайтом https://151eye.ru. Он умеет проверять интервьюируемого по анализу голоса в ответах.

Рекомендации

В проверки рекомендаций Марк не стал полагаться только на рекомендательные письма. Он нашел в интернете бывших руководителей и получить лично развернутую обратную связь. Зачем самостоятельно пытаться выяснить то, что уже знают другие?

Этот подход помог Марку за неделю нанять трех новых сотрудников из других регионов и кроме этого сэкономить на заработной плате, но не потерять в компетенции нанятых сотрудников.

Переход от ежедневного общения с сотрудниками к еженедельных столкнуло с новыми трудностями. Некоторые сотрудники трактовали поставленную задачу отличным от Марка образом и в итоге тратили неделю работы зря. Для этого он воспользовался небольшим трюком. После постановки задачи Марк попросил сотрудника декомпозировать поставленную задачу на подзадачи. При разбиении сотрудник разбивает ее на пункты и обычно руководствуется:

После этого, у сотрудника возникают дополнительные вопросы и это очень хороший знак. Таким образом обсуждение итерации происходит в 2 захода, но избавляет от впустую потраченного времени.

Инструменты и интернет ресурсы для дистанционного управления командой

Trello

Проектные доски с карточками задач и подзадач. Помогает отслеживать ход выполнения задач, следить за таймингом выполнения, комментировать подзадачи.

Know Your Company

Помогает оценивать те стороны жизни компании, которые часто остаются в тени, собирать обратную связь о
планерках, атмосфере в коллективе, качестве принятия решений и менеджмента.

Basecamp

Содержит в себе функции облачного хранилища, личных и коллективных чатов, календарь, распределенный список задач к выполнению, автоматизированные опросы.

Miro

Онлайн флипчарт для коллективного пользования.

Timely

Тайм трекер помогает следить за тем, сколько времени ваша команда тратит на те или иные задачи. Timely делает это автоматически. Сначала к нему нужно подключить сервисы, в которых работают сотрудники, например Trello.

Zapier

Служба автоматизации повторяющих сценариев работы между разными сервисами. Например, может автоматически вносить задачи из почты в ToDo или Trello.

MindMeister

Помогает создавать схематические изображения процессов и идей, чтобы упростить восприятие информации.

Итоги работы с наставником

В течение месяца Марк добился повышения продуктивности работы команды по сравнению с моментом до введения карантина. Также она планирует сохранить формат дистанционной работы и после снятия ограничений. Проведенный среди сотрудников опрос показал, что это поможет экономить им в среднем 7,5 часов в неделю. А руководство компании радо, что сможет сэкономить на арендной плате за офисное
пространство. Поэтому Марк в полной мере оценил преимущества перехода на дистанционную работу. Хотя сначала это сулило только неприятности.

Хочется отдельно отметить, что в данной статье описаны те инструменты, которые использовал
Марк, но это не является универсальной инструкцией, подходящей каждому. Кроме того, в процессе внедрения возникали более тонкие нюансы, с которыми удалось справиться под руководством ментора. Поэтому конечно же лучше выстраивать работу под чутким надзором профессионала. Который уже много лет работает с дистанционными командами. Подобрать себе идеального ментора можно по ссылке https://emergentum.com.